参加国外展会,企业该从什么时候开始准备?

来源:新天会展 发布时间:2024-01-17 14:01:26 阅读:108 次

  展会是为了展示产品和技术、拓展渠道、促进销售、传播品牌而进行的一种宣传活动。一场展会可以使展商获得诸多利益,比如宣传成就,宣传政策,普及科技知识、建立公司形象、了解市场发展趋势等。

  筛选和确定展会,预订展位(展前6-12个月)

  在确定公司有参展目标后,要在众多展会中筛选和确定展会将是第一步工作。对于展会筛选和确定工作,一般情况下我们应考虑以下几点因素:

参加国外展会,企业该从什么时候开始准备?

  展会的时间和地点,是否和本公司其他活动有重合

  展会的规模和专业程度,是否符合公司的目标预期

  展会的展览范围和目标观众、市场,是否符合公司的目标

  在确定参加一场展会后,我们需要联系主办单位或者组展单位获取展会的详细资料,如销售文件、展位图等信息来进行展位预订。在选择展位上我们一般要参考该展会上出入口和注册区的位置来确定展会上人流方向,从而选择到合适的展位。在确定展位后,我们将以合同的形式锁定展位,并完整支付费用。

  到这里,我们筛选和确定展会,以及预订展位的工作就完成了。当然,在这一过程中,我们还应考虑到公司参展的预算计划、同行参展情况等。对于预订展位来说,越早报名展位选择性越大;而首次参展的企业往往在展位预订上相比多次参展的企业会处于劣势。

  筹备展会参展(展前6个月)

  完整展位预订后,接下来就是筹备展会参展工作。这一项工作将分是非常重要的一环,直接决定公司在展会现场的形象和参展效果。筹备展会参展可以分为三个阶段:

  01展前3-6个月

  完成预订展位后,我们需要对展会上展示的产品、展台形象以及参展人员等进行安排。

  在展前3-6个月这一时间,展商应该完成展台搭建方案的确定、展品下单制作和运输、宣传册资料制作和运输的工作。同时,根据展会所举办的国家、城市和语言特点等,选择合适的人员前往参展,如果需要翻译人员,应该和主办单位或者组展单位联系来确定。

  在这一阶段,展商应该对展会参展进行推广,通过个人邀约、广告、媒体发布等形式告知潜在客户。另外,对于参加一场展会希望得到更多关注度和曝光率的展商,应该选择一些展会现场的广告和赞助内容来增加品牌可见度。

  02展前3个月

  一般来说,在展前3个月的时间,主办单位将发布官方的展商手册指南来引导客户完成最后的展会筹备工作。在这一阶段,展商应该按照要求完成会刊填写、展商证件等资料的提交,同时应该进行更为精确展会邀约和活动推广。对于选定的参展人员需要办理签证,及时办理。

  这个时间段内,展商需要保证展台搭建方案落实和签订、展品、宣传资料、展会小礼品等制作和运输有序安排和推进,以免耽误整体参展。

  03展前半个月

  展前半个月是查漏补缺,对于任何未竟事宜和突发情况都要妥善处理。有些国际展会路途较远,考虑到展前实地考察和拜访客户等原因,参展人员会在展前半个月提前到达展会举办的国家或城市。

  在参展人员出发前,需要做好检查,确保带有足够的证件和名片。

  展会布展期(展前一周内)

  一场紧张有序的展会筹备工作往往结束于展前一周。在这一时期,关于展位、展台、展品、参展人员、展会邀约工作将告一段落。展商的目光应该主要放在展会现场。有些展会的展前布展工作开始于展前一周内,光地搭建商进入展馆进行布置,相应的展商要对搭建商的工作进度做到心中有数,督促搭建商完成工作。而预订标摊展位的展商只需要在展会开展前一天进入场地,进行布置展位即可。

  展会开展期(展会开展)

  展会开展后,观众将有序进入展馆参观。接下来展商将迎来重要的工作内容,前期所做的一切工作都是为展会开展做准备。展商要先于观众入场,因此有充足的时间来准备应该观众。在展会现场重要的工作是接待客户,为客户介绍公司和产品性能等。对于每一个到访的观众的情况一定要及时记录,不要凭事后记忆。

  展会现场的情况也要及时回传到负责新闻宣传的同事手里,及时和详细的展会现场情况发布也是参加展会宣传的一个重要途径。

  展后跟踪和展后补贴(展会结束)

  展会的结束是一场新的开始。在展会现场收到的客户名片和意向将是宝贵的财富。只有在展后及时的跟踪才有可能将意向客户转变为订单客户。

参加国外展会,企业该从什么时候开始准备?

  根据不同地方的规定,符合中小企业标准的企业可以申请境外展会参展补贴。

  新天会展是专业的展会策划执行服务机构,在业内享有盛名。20+年来,新天在国际石材展、建材展、劳保展、美容展、户外展、水产果蔬食品展、两轮车展、汽配展、工业展、轨道交通展等领域的组团出展方面确立了优势,新天致力于为广大企业提供全面、细致、周到的服务,如有相关需求欢迎联系新天会展!



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