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展会前的准备工作

2013-07-19 10:05:34  来源: 新天会展 点击:
        严格按照展览会规定的时间进行工作安排布展时,首先清点发运来的展品,在确认准确无误后进行布展。布展应有一定的艺术性,能够吸引观众,必要时可以请求组展设计人员给予协助展览会的优势在于比较。买家可以对不同厂家的产品一目了然,并很快作出判断;卖家必须考虑如何才能从众多相似的产品中脱颖而出,吸引买家的注意力。所以,参展人员须结合产品特性,在"比较"二字上下功夫。面对激烈的竞争,每位参展商都必须有自己的制胜王牌。这张王牌可能是商标、专利或独特的设计,也可能是价格、质量或完善的服务。这就要求展台人员要结合参展商品的特点,灵活应付:如是大众消费品,应着力树立品牌形象,在消费中形成亲和力;如系新产品,须大力宣传其与众不同之处;产品若具独创性,则应强调在技术上的突破性。有效的推销会使潜在的客户对参展公司产生信任,对展出的产品本身和服务感兴趣,从而产生购买意向。 

        接待客户是展览期间最关键的工作。接待对象可分为重要客户、现有客户、潜在客户、普通观众四类,这其中接待潜在客户是参加展览会的主要目标和最大价值所在。对现有客户当然要维持好关系,但不要在展览会上寒暄过久,以免影响接待新客户;对普通观众只需礼貌相对,切勿耗费太多的时间和精力。是否善于筛选和挖掘潜在客户,是衡量参展者业务水平高低的一个重要标志。 

        展览期间注意事项: 

        1、坚持参展期间,参展商在有限的展位空间,不应看闲书与报刊。应充分把握机会引起对方对企业与产品的注意,吸引买家与专业观众停下来,对企业与产品进行咨询,精神饱满地回答有关问题。如你在看报纸或杂志,机会也就因此会从身边流失。 

        2、参展工作期间,展会上应杜绝随意吃喝现象。因为,这种粗俗、邋遢和事不关已的表现会使所有潜在客户对参展企业产生极差的印象,继而影响他们对参展商的企业文化、管理水平、员工素质、产品质量的评估,导致对企业与产品的不信任。 

        3、关注与发现每一个潜在客户(买家与专业观众)是参展商参展的重要目标。应竭力避免怠慢潜在客户的行为,哪怕是几秒钟。显而易见,谁都不喜欢有被怠慢的感觉。如你工作正忙,不防先与客户打个招呼或让他加入你们的交谈。如你在与参展伙伴或隔壁展位的人谈话,这时应自觉立即停止。 

        4、参展期间要注意打手机的方式与时间。不恰当的电话,每一分钟就会相应减少与潜在客户交流的时间。从而直接影响企业在展会上的业务目标。在展会上,既便只能找到一个好的潜在客户,也是一种成功。而不恰当地打手机,往往可能会使你与客户失之交臂。 

        5、展会上,对买家与专业观众,不要以貌取人。展览会上唯一要注重仪表的是参展单位的工作人员,客户都会按自己的意愿穿着随便些,顾客的穿着与参展的效果没有直接影响。 

        6、在展位上应创造一个温馨、开放、吸引人的氛围,而不要形成与两个或更多参展伙伴或其他非潜在客户群聚闲聊的气氛,使走近展位的每一位买家与专业观众感到无所适从。 

        7、努力记住潜在客户的名字并能做到善用。人们都喜欢别人喊自己的名字。在谈话中不时提到,会让他感到自己很重要。大胆些,直接看着参观者胸前的名牌,念出他们的名字。遇到难读的字,还可以询问,以此来加深相互地了解与认识。使用适当,你便有可能轻松地与潜在客户建立良好的关系。 
 
        8、应做到展会期间会内会外工作相结合,积极走出去,拜访客户,参观工厂,这必须是在保证摊位要有人照管的前提下。 

        参展期间要做完整的记录。记录内容和方式应在参展前准备好。记录内容应做到规范、全面、精练、易于填写。准确的记录有助于日后工作的针对性和高效率。 

        国外的展览公司做过统计,50%的参观者漫无目标却四处收集资料,展览会上发出的资料有25%在30分钟内被随手扔进了餐厅、汽车、洗手间和废纸蒌。国内的许多展览对普通观众不加限制,资料浪费的现象更为严重。比较好的方法是印制两类不同形式的资料,一种是印制简单的、内容概括的资料,可以发给每位参观者;另一种是成套的、印刷精美、专业性强的资料,只发给专业客户。 

        贸易类的展览会通常不允许现场零售,参展人员应集中精力接待客户、捕捉贸易机会,切忌因小失大。国外有些展览会每天辟出专门时间对公众开放,允许零售,但一定要注意时间的划分,并做好相应的安排。 

        展览会不仅是合适的交易场所,也是理想的调研场所。在展览会上,展出者和参观者都不介意回答一些专业性强的问题,甚至很乐意提供意见和建议,而在其它场合就大不相同。因此,在展览会上做调研,既能节约时间、精力,又能获得有价值的信息。参展者是主要调研对象;可以抽空参观其它展台,针对竞争对手做调研;还可以参加研讨活动、阅读有关展会的报道,对市场情况做调研。 

        特别要注意客户信息的收集。这是展览会后进一步扩大参展效果的关键。很多情况是展览会上成交不容易,但通过展后联系,在展后3个月才能达到成交的目的。认真总结参展情况,向组织者和公司如实反映参展效果和遇到的问题,以确定来年是否参展,如何改进。 

        展览会期间辅助性的活动。展览会期间一般会安排一些辅助性的活动,如新闻发布会、开幕式、贵宾参观、馆日、招待会、研讨会等。这些活动对于扩大交往、了解信息大有好处,应予足够重视和充分利用。 

        展会上发资料要注意合适的方法。首先宣传资料费用不菲,更何况企业不乐意将成本很高的宣传资料白白流失在人海中。怎样才能将价值不菲的信息送到真正需要的潜在客户手上呢?邮寄,便是一个较好的方法。在展会上,你可告诉潜在客户,无意让他带太多宣传品,加重他的行程负担。展会后,你会按他要求的材料寄给他。这样做参展商可以一举多得:既表明参展商的专业性;同时又表现出公司对可客户的重视和负责精神,给客户加深印象;也有好的理由做电话或EMAIL的系列追踪。 

        要热情地宣传自己的企业和产品,宣传时要做到感染力与满腔热情并存。在买家与专业观众看来,你就代表着你的企业。你的言行举止和神情都会对参观者认识你的企业产生极大的影响。

        注意知识产权的保护,避免侵权行为。如遇到侵权情况的发生,要及时向组展者通报,根据当地法规寻求解决方法,避免不必要的争执。 

        要珍惜签合同的机会,不要零售展样品。尤其在一些禁止零售展样品的展览会上,更不能出售样品。如果样品出售或赠送客户,应在展出结束时再让客人提走,同时照章纳税。 

        加强在展览会上的考察工作。学习同行的优点,借鉴同行的长处,了解行业的发展趋势.为产品的不断更新收集信息资料。参加展会前,要尽量多了解行业间的竞争对手。尽可能搜集有关竞争对手的资料通过参观竞争对手的展位,了解他们推出的新产品。努力搜集一切有助自己事业的信息,如对方的定价、产品比较、付款条件、交货方式等等。研究竞争对手是展览会的独特之处,这不仅是由于专业客户会来找你并提供相关信息,更是因为你的竞争对手就在同一空间中展览,大量信息就在眼前。这是进行现场调研和信息收集的绝好机会。如果参展商能花时间走遍展会的每个角落,表现得象展会的主人一样,收获就会颇丰。携带相机和记事本,尽可能多地采集信息。调查竞争对手,找找自己的产品、销售人员、展品、宣传资料、顾客评价和展会前的营销策略及其在实施效果方面的差距。将这些资料收集完备后,便可在展后来评估与同行间的差距与原因。
关键词:   会前